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EXCEL技巧!

上一篇 / 下一篇  2008-09-28 10:44:54 / 个人分类:officer 技巧

在Excel中的打印设置的技巧(一)

  Excel在我们实际工作中应用在很多方面,大至企业中的报表,小至个人的理财都可以用Excel很方便的为我们完成,当然,也还有很多其它的专业性的软件,在这里我就不多说了,只是举一下例子而已。 

  正式进入话题,我今天主要要说的是Excel关于打印的一些设置,从我了解的一些情况得知,在使用该软件没有问题的人们往往在打印时都会或多或少的出现些不该有的错误,所以在此详细为大家讲解几点主要的设置,其中有点见过很多关于Excel中讲解打印设置时都忽略了的一点,,希望对不清楚其设置的同胞们有所帮助。 

  下面我就举一学生成绩统计表(图一)来说明其中的一些问题 
 

在Excel中的打印设置的技巧(图)(图一) 
                                                                                图一

  一、打印区域设置 

  当然,要打印,我们首先要确实打印的范围,在Excel中,我们可以通过选定的方式来确实我们要打印的范围,如(图二)所示,从学生成绩统计表行到下面蓝色结束部分即为我们选定部分(在Excel中最初选的单元格呈白色,像未选定状态,其实乃选定),下面白色部分为未选定部分。 

在Excel中的打印设置的技巧(图)(图二)
图二


  如我们只需设置上面部分为需要打印的区域(如上面部分是前10名名单,而我们恰好需要前10名名单,这时,这种设定打印区域的作法就有效了),我们只需在菜单项里面选择“文件”菜单,再选择其下面的“打印区域”,再选“设置打印区域”就可以了,这时我们会发现我们刚选择的部分出现了一个虚线框,这就是我们所设置的打印部分了。(图三,红色线条处),因另两边靠顶部和左侧,故虚线不可见。但这时出现了一个问题,即右侧出现了两条虚线,应该说正常情况下只会出现一条虚线,这就是我要说的下一点。 

在Excel中的打印设置的技巧(图)(图三)
图三
  二、页面设置。 

  其实出现这种情况很简单,只要稍微留意一下就可了解,我们现在用一下打印预览看一下我们设置的打印区域部分(图四)。我们可以看到,打印预览部分并不是我们设置的打印区域部分,而是只到政治一科后面就没有了,我们再返回到图三看一下,政治一科恰好是一条虚线的位置,这下明白了吧,那一条虚线是根据我们设置的页面纸张而默认的打印区域,在我们没有设置打印区域的时候直接用一下“打印预览”我们就会看见一右侧会出现一条虚线,没错,那就是系统默认的可打印区域。现在我们怎么办呢,就不行了吗,不是,我们可以通过更换纸型、调整页面边距或调整纸张方向来达到我们的目的。 

在Excel中的打印设置的技巧(图)(图四) 
                                                                           图四

  当然,在不可更换纸型的情况下我们就只有后面两种办法,而在纸张边距调整之后还不行的情况下(不是调整边距就一定行的,因为各种情况,比如表格太宽啦,为了美观啦等等),就只能调整纸张方向了。 

  我们先说调整页面边距。 

  调整边距很方便,你可以直接在打印预览的情况下点击屏幕上的“页边距”来拖动调整,当然,为了准确,我们也可以通过屏幕上的“设置”(或关闭“打印预览”,选“文件”菜单中的“页面设置”项)来准确的调整(图五)。 

在Excel中的打印设置的技巧(图)(图五)
图五


  调整之后再试试打印预览,是不是能够显示完全了,如果还是不行,就更改页面方向了(更改页面方向只是在“页面设置”窗口里选择页面,在里面设置纵向或横向即可以了)。对于水平居中,垂直居中和页眉页脚的设置我就不细说了,这些相信大家都知道吧,可以调整看看,比如说需要加上什么页码什么的,都可以在里面完成,自己实践实践。 

  还需补充一小点,调整的时候也可以根据实际情况调整一下行高或列宽,也许可以达到更方便的
效果,如果不需设置打印区域,只需在“文件”菜单“打印区域”项“取消打印区域”即可。 

  接下来再说一点,也是在打印设置中十分重要而又十分简单的一点,但许多人却没有了解。 
  三、页面设置中工作表项 

  也许很多人没在意这一项,这一项里面有一处非常重要的地方,也是很多人打印出现错误的地方,而导致特别麻烦。 

  在我们具体打印操作的时候,设置好了打印区域,有时预览一下,然后打印,当我们打印一页时,都不会出现什么错误,当打印第二页、第三页时,状况就出现了,很多人不了解为什么会出现那种情况(我们打印表格的时候在每一页都需要一个顶端标题,但当我们打印机输出第二页、第三页或再后面的时候,上面的标题行就没有了,举上面例子来说,当我们需要打印第二页时,同样需要“学生成绩统计表”和下面科目一行),这时我们又该如何设置呢,先看一下在没有设置的情况下的打印预览(图六)。 

在Excel中的打印设置的技巧(图)(图六)
图六


  看出第一页和第二页的不同之处没有,对,第一页很正确,但第二页呢,没有了我们需要的顶端标题行,这时我们就需要设置顶端标题行了。 

  当我们遇到这种情况时,其实Excel是为我们提供了解决办法的,就是设置顶端标题行,我们可以在“页面设置”窗口中选择“工作表”项进行设置(图七红色部分),打印区域(蓝色部分)我们就不讲了。 

在Excel中的打印设置的技巧(图)(图七)
图七
  我们怎么设置顶端标题行呢,上面有一个输入窗口,我们用输入的办法吗?答案是可用可不用,用输入的办法可能有些学者不是很明白怎么个输入法,我就介绍给大家一种最简便的方法,我们可以将光标移到“顶端标题行”后面的输入框中,然后我们将鼠标在统计表中框选我们需要作为顶端标题行的部分(图八),选择之后放开鼠标就行了(选择的时候我们发现它是选择的整行,我们不必惊慌,其实就是选整行就对了)。 

在Excel中的打印设置的技巧(图)(图八)
                                                                         图八

  这时选择部分就会呈现闪烁的虚线框,然后单击窗口中的“确定”按钮,再用打印预览试试,怎么样,是不是每一页都有顶端标题行了(图九)。 

在Excel中的打印设置的技巧(图)(图九)
图九

  再补充一点,有时一个表格的左边列是固定不变的,而不是顶端的标题,这时我们只需将“顶端标题行”改为设置“左端标题列”就行了,方法是一样的。
        Excel打印技巧
        没有打印机一样可以打印预览
        在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后,Excel会却提示没有安装打印机,且无法打印预览。其实,只要单击“开始”→“设置”→“打印机”,然后双击“添加打印机”项目,再随便安装一个打印机的驱动程序。重启Excel,就会发现已经可以打印预览了。
        打印指定页面
       一个由多页组成的工作表,打印出来后,发现其中某一页(或某几页)有问题,修改后,没有必要全部都打印一遍!只要选择“文件”→“打印”(不能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮,否则是将整个工作表全部打印出来),打开“打印内容”对话框,选中“打印范围”下面的“页”选项,并在后面的方框中输入需要打印的页面页码,再按下“确定”按钮即可。
    
       首行重复打印
       当工作表大于1页时,用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行,你可以这样设置,打开“页面设置”对话框,单击“工作表”选项卡,接下来只需在“打印标题→顶端标题行”文本框中输入::类似的字符,或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以,以后就该表格首行就会打印在每页了。
    
       表格也缩印
       有时为工作需要,可能要求将多页内容调整为一页打印出来(在word中可以通过“缩放”技巧来实现),可选择“文件”→“页面设置”,再在打开的“页面设置”对话框中单击“页面”标签,在“缩放”组下有一个“调整为”选项,只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数(注意页宽和页高两个值必须一致)就可以了。不过,此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说,建议不要采用,否则会严重影响打印效果。
    
        打印选定区域
       选定需要打印的区域,执行“文件”→“打印”,打开“打印内容”对话框,选中“打印内容”下面的“选定区域”选项,按下“确定”按钮就行了。如果经常要打印固定的某个区域,可以先选定相应区域,再执行“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”。经过这样的设置后,无论是执行菜单的打印命令,还是直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮,均可将设置的区域打印出来。
        此时,如果想打印别的内容,就必须先执行“文件”→“打印区域”→“取消打印区域”命令,然后再进行打印操作。
    
        打印不连续的单元格(区域)
       如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来,那么在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域),选中多个不连续的单元格(区域,如A2.B2:C8.D10……),然后选择“文件”→“打印”,打开“打印内容”对话框,选中“打印内容”下面的“选定区域”选项,按下“确定”按钮就行了。此时,系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开,打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上,B2:C8打印在另一张纸上……)。
        如果需要经常打印固定的不连续行、列,可以在上述隐藏设置完成后,执行“视图”→“视面管理器”,打开“视面管理器”对话框,按其中的“添加”按钮,在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称(如“打印”等),确定退出。以后需要打印时,再打开“视面管理器”对话框,选中“打印”视图项,按“显示”按钮,即可显示出设置好的打印页面,执行打印操作就可以了。
    
        打印不连续的行(或列)
       有时,需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来,可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键单击行(列)标,选中不需要打印出来的多个不连续的行(列),右击鼠标,选“隐藏”选项,将其隐藏起来,然后再执行打印操作就可以了。
    
        将公式打印出来
        如果要将单元格中的公式打印出来,则执行“工具”→“选项”,在“视图”标签中,选中“公式”选项,确定退出。此时,工作表中含有公式的单元格,不是显示公式的运算结果,而是显示出具体公式,执行打印操作,即可将公式打印出来。
    
         一次打印多个工作表
         在按住Shift(或Ctrl)键的同时,用鼠标在需要打印的工作表名称上单击,即可选中多个连续(或不连续)的工作表,进行正常的打印操作,即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中,选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项,再确定打印,即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。
    
        让每一页都打印出标题行
        一个由多页组成的表格,通常需要在每一页上都打印出标题行:执行“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,单击“工作表”标签,在“顶端标题行”后面的方框中输入::(这里假定第2和第3行为标题行,$符号在英文状态下,用Shift+4组合键输入),确定退出,再打印时,系统会自动为每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域,就可以为每一页添加上列标题。
    
        异地打印Excel表格
        如果某台电脑(A电脑)没有安装打印机,而另一台有打印机的电脑(简称B电脑)上却没有安装Excel,可这样操作:先在A电脑上安装一下B电脑打印机的驱动程序,再打开需要打印的Excel工作簿,调出“打印内容”对话框,将打印机设置成B电脑上的打印机,选中“打印到文件”选项,并设置好其他选项,按“确定”按钮,在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名(如a.prn)后,再按“确定”按钮。然后将a.prn(保存在“我的文件”文件夹中)文件拷贝到电脑B中,在DOS状态下(Windows下的“MS-DOS方式”也可以),在文件所在的目录中,执行“copy a.prn lpt1”命令,即可将Excel工作表打印出来。
    
        让工作表居中打印
       有时,可能需要打印的数据不是很多。如果直接打印,这些内容有可能会集中在纸张顶端,看起来很不美观,但如果人工调整又非常麻烦。这时,只要选择“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,单击“页边距”选项页,如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中,只要在“居中方式”小节下勾选“水平”复选框即可;如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中,只要勾选“垂直”复选框,当然建议同时勾选这两个复选项,这样就美观多了。
    
       自动避开错误值打印
       当工作表中存在公式时,有时难免会出现一些错误信息,当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。选择“文件”→“页面设置”,单击“工作表”标签,再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框,再从中将缺省的“显示值”改为“<空白>”,这样就不会将屏幕上显示的错误信息也打印出来,而是只打印空白单元格。
    
         打印公式原形
         首先,需要在工作表中将公式显示出来才行,在“工具”→“公式审核”菜单下选中“公式审核模式”选项即可。然后选择“文件”→“打印”,接着单击“选项”按钮来选定区域、活动工作表或整个工作簿。
    
        调整打印机的分辨率
        单击“文件”→“打印”,在打开的“打印内容”中单击“属性”按钮,然后在打开窗口的对话框下“打印质量”下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率,例如360点/英寸,这样打印起来速度就会快很多。
    
       以草稿方式打印
       以草稿方式打印工作表时,将忽略格式和大部分的图形,这样也可以达到提高打印速度的目的,大家要做的只需选择打印机设置框中的“按草稿方式”复选框。
    
        以单色方式打印
        如果工作表中有很多彩色格式设置,那么要采用单色打印的方式,这样Excel在打印时就会自动将彩色字体和边框打印成黑色而不是使用灰度,打印速度自然大大提高,你可以选择打印机设置框中的“单色打印”复选框。
    
       不让表头到表格中
       有时打印表格线时,经常会把表头也弄到表格里面。这时,可以选取表格中需要打印的区域(记住不要选择表头),然后单击快捷工具栏中“边框”按钮旁边的小三角形符号,在出现的边框样式中选“所有框线”就行了。这样,打印出来后,表头就再也不会跑到表格里面去了。
    
        快速打开打印机窗口
        Excel XP具有后台打印功能,执行打印任务时,你可以在前台继续从事其他操作,而系统会在后台进行打印,状态栏会显示一个打印机图标。此时,只需双击状态栏中的打印机图标即可打开打印机状态窗口,从中可快速执行暂停、删除打印等操作。
    
       打印预览的妙用
       假设Excel的一个工作簿建有两个工作表,现第二个工作表的页码要接着第一个工作表的页码。只要选中第二个工作表,按“打印预览”→“设置”,进入“页面设置”→“页面”,最下面有一项“起始页码”,默认是自动,现修改其默认值即可,如第一个工作表的结束页码是5,那么在起始页码中输入6。
    
       打印行号和列标
       选择“文件”→“页面设置”命令,单击“工作表”标签,再选中“行号列标”复选框即可。
    
       不打印图形
       对于一个图文混排的文件,常常需要校对其中的文本,为了节省纸张和油墨,不打印其中的图片。你可以通过下面两种方法来实现:(1)执行“工具”→“选项”,单击“打印”标签,将“打印文件附加信息”下面的“图形对象”复选框前面的对号去掉。(2)在“打印”对话框中,按下端的“选项”按钮,即可单独打开“选项”对话框中的“打印”标签,去掉“图形对象”前面的对号去掉。
    
        纵横向纸张混合打印
       有时,文件中插入表格,而表格需要横向输出时,可这样设置:将光标定位在表格所在页(即需要横向输出的页)的开头,打开“页面设置”对话框,在“页边距”标签下,将纸张类型设置为“横向”,按“应用于”右边的下拉按钮,选“插入点之后”选项,确定退出;再将光标定位在后面需要恢复“纵向”输出页的开头,仿照上面的操作,将纸张类型设置为“纵向”。
    
        双面打印
     (1)在“打印”对话框中,按下端“打印”右边的下拉按钮,选定“奇数页”选项,“确定”打印,“奇数页”打印完成后,将打印了内容的纸张翻过来装入打印机(顺序千万不要搞错哟),再将“偶数页”打印上去就行了。(2)在“打印”对话框中,选中“人工双面打印”选项,“确定”打印,“奇数页”打印完成后,系统会弹出一个提示打印另一面的对话框,此时,将打印了“奇数页”内容的纸张翻过来装入打印机,按下上述对话框的“确定”按钮,将“偶数页”内容打印上去就好了。
       小提示
       如果打印机有夹纸的“不良”习惯,请采取前面的“打印指定页面”的做法,一页一页实现双面打印。尽管此法很麻烦,但最可靠!
    
       打印连续页码
       默认情况下,打印Excel表格时,每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的。如果需要将多个工作表的表格页码连续排列,可以采用下面的技巧:首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数,接着切换到第二个工作表。单击“文件”→“页面设置”,进入“页眉/页脚”选项卡,再单击“自定义页眉”(或“自定义页脚”)按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框,再单击带有“#”字样的按钮,即可将“&[页码]”放入框中。如果要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码,只须在“&[页码]”后输入后者的总页数(即尾页码,例如11),使其变成“&[页码]+11”的样子。如果必要,还可以在“&[页码]+15”前后加上“第”和“页”字样,使其变成“第&[页码]+11页”。最后按上面介绍的方法操作,就可以打印页码连续的多个工作表了。
        小提示
       采用上述方法打印连续页码时,“页面设置”、“页面”选项卡中的“起始页码”选项应为“自动”。
       避免填写失误 用Excel轻松套印支票
       对于财务人员来说填写支票是一项重要的日常工作。使用电脑进行支票套印既可减少工作量,又能有效地避免填写失误,显然是个不错的选择。下面就以Excel2003为例介绍一下套印支票的具体操作。

一、精确设置套印位置为了获得支票图样,你需要一台扫描仪或数码相机。把支票放入扫描仪,扫描分辨率设定为100dpi、缩放比100。在预览图形上调整扫描区域框使它尽量靠近支票边,或者在扫描后再用图形处理软件进行修剪。最后把扫描的图像处理后保存为ZP.bmp。

 编注:如果用数码相机拍照,可以将照片在Photoshop软件中放大尺寸,使它和实际的支票尺寸相同。

1.设置定位背景

启动Excel,单击菜单栏的“格式/工作表/背景…”打开工作表背景对话框,把刚才保存的ZP.bmp设定为背景。单击工具栏上显示比例的下拉列表框,把显示比例设定为106%。

注:106%的比例是这样得来的。在把扫描的支票图设置为电子表格背景后,设置显示比例为100%,用绘图工具栏中的“矩形”工具画一个与背景支票等高的矩形,打印出来。量得打印出的矩形高为8.5厘米,直接量取支票的高度为8厘米,8.5÷8=106%就是所需的比例。

2.设置界面及数据定位通过拖动行、列标题的边界调整行高列宽,再配合使用格式工具栏中的“合并及居中”按钮,让支票中要每个要填写的位置均正好与一个单元格重合。对于日期的年月日、小写金额的个十百千的格子都只要合并在一个单元格就够了。对周围无关的单元格全部设置填充色以突出显示支票。然后在支票下面的16行设计一个表格用于输入支票中的基本内容,并输入数据以便下一步设置时参考(图1)。

二、格式及公式

1.基本公式

在C3、C4、B10单元格分别输入公式=I16、=K16、=B16以显示科目、对方科目和金额。出票日期B7、H2都输入=F16,收款人B9和H3=A16,用途B11和G7=H16。这一步让支票上的各个单元格分别引用16行中的相应单元格数据。

2.格式设置

选中A1:E13存根区设置为8号字、宋体、左对齐。再选中F1:L13支票区设置为10号字、宋体,左对齐。选中H4设置14号字,单击工具栏上的“B”按钮设置文字加黑,以突出显示大写金额。选中B9,右击选择“设置单元格格式”,在“对齐”选项卡中单击选中“缩小字体填充”复选项,以防收款人名过长时显示不完。同样对H3、H4设置“缩小字体填充”格式。选中存根的金额B10,右击从“设置单元格格式”的“数值”选项卡中设置分类为货币、小数2位。

3.小写日期

选中存根出票日期的B7单元格,右击选择“设置单元格格式”,在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”,在“类型”输入框中输入“yy mm dd”,不含引号且在yy与mm、mm与dd间均有4个半角空格(图2)。确定后就可以看到日期已经对准了。在类型中通过增加或减少半角空格数可直接调整年月日的间距。

        4.大写日期

选中H2设置文字水平居中对齐,把字号设置为10号。右击H2选择“设置单元格格式”,在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”,在“类型”输入框中输入“[DBNum2]yyyy mm dd”,不含引号且年月日间同样以4个半角空格分隔,确定后,再适当调整H列宽度让日期对正位置即可。

5.小写金额

在小写金额的J5中输入公式=IF(B16<100000000,"¥",)&WIDECHAR(ROUND(B16,2)*100)。公式前半部分表示当数值小于1亿时才显示¥,后面的WIDECHAR()作用是把单字符转成双字符,其效果就相当于在各个数字间插入1个空格增大数字间距,然后只要适当调整字号就可以得到所需的间距,在此设置为10.5号字就差不多了。最后选中J5设置右对齐,再调整K列宽让各个数字对正相应格子即可。

注:对于字号列表中没有的字号,只要在工具栏上的“字号”输入框中直接输入数字如10.5,然后回车即设置为10.5号字。

6.大写金额的处理

在大写金额的H4单元格中输入公式=IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"[DBNum2]")&"元")&IF(OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),"",IF(INT(B16*10)=INT(B16)*10,"零",RIGHT(TEXT(INT(B16*10),"[DBNum2]"),1)&"角"))&IF(INT(B16*100)=INT(B16*10)*10,"整",RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"[DBNum2]"),1)&"分"),回车确认后马上可以看到自动显示的大写金额。最后完成的效果如图(图3)。

       此公式分三段分别对元、角、分进行计算获取大写数值并加上单位,再用&连接起来。公式中IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"[DBNum2]")&"元")表示当B16的整数部分为0时不显示,否则将B16取整后转换成大写,并在后面加上“元”。RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"[DBNum2]"),1)表示对B16的值四舍五入保留2位小数,转换为大写后再提取最右边一个字,也就是分值的大写。

7.有效性设置

为了防止输入错误,应对A16:K16单元格分别设置有效性。选中B16,单击“数据/有效性…”,在“数据有效性”对话框中设置“允许”→“小数”、“数据”→“小于”、最大值→1000000000确定完成设置,这样当输入金额超出支票最大金额时就会有错误提示。

选中H16,单击“数据/有效性…”,在“数据有效性”对话框中设置“允许”为“序列”,在“来源”中输入“人工工资,工程费用,购买设备,建筑材料费”(不引号),切换到“出错警告”选项卡,单击取消“输入无效数据时显示出错警告”复选项前的√,确定后再选中H16就会显示一个下拉按钮,单击它可以从下拉列表中选择输入常用的项目,当然也可以直接输入新项目。I16、K16也具有类似要求亦应同样进行设置。

三、打印设置

1.指定打印区域

选中B2:L13区域,单击菜单“文件/打印区域/设置打印区域”。在此不要把第1行和A列设置为打印区域,因为通常打印机是无法实现无边距打印的,所以得保留这一部分做为页边距。

2.页面设置

画一个与A1重合的矩形,右击此矩形选择“设置自选图形格式”,从“大小”选项卡中查出矩形高度1.3厘米、宽度2.3厘米,这其实就是首行的行高和A列的列宽,也就是要设置的页面上边距和左边距的尺寸。

单击菜单的“文件/页面设置…”,在“页边距”选项卡中输入上1.3厘米、左2.6厘米,右、下边距则改为最小值0(图4)。由于支票长超过A4纸的宽度21厘米,所以对于A4幅面的打印机还应在“页面设置”的“页面”选项卡中反纸张方向选择为“横向”才能正常打印。然后单击“选项”按钮进入打印机设置界面,自定义纸张尺寸,直接输入纸的尺寸,这尺寸当然也要直接用尺子从支票上量取。不过实际上,对于大部分的喷墨打印机和针式打印机,你只要选择一个比支票大的纸张尺寸就可以正常打印了,并不需要完全一样的尺寸。

       3.打印测试

放入一张复印的支票打印试试,一般打印机多少会有些偏差,只要从打印的样张上直接量取水平或垂直的偏移值,然后增减到相应的上、左页边距中即可。设置为背景的支票虽然在屏幕上可以看到,但是并不会被打印出来,所以无需考虑。

4.保护工作表

选中A16:K16区域右击选择“设置单元格格式”,在“保护”选项卡中单击取消“锁定”复选项,确定返回。单击“工具/保护/保护工作表”,在弹出窗口的“允许此工作表的所有用户进行:”选项列表中只选中“选定的单元格”选项,确定完成工作表保护设置。这样在工作表中除了A16:K16单元格区域外,其它单元格将无法选中,也不能调整行高列宽,这样就不用担心会因误操作影响支票套印效果了。最后把此工作薄命保存为“支票套印.xls”备用。

OK,到此支票套印的模板已经完成了,以后需要打印支票时,只需打开“支票套印.xls”,在A16:K16输入支票的内容,基本上只要输入金额和日期其它都可从下拉列表中选择输入,然后放入支票打印即可。

注:如果没有扫描仪或数码相机,只要直接量取支票中各文字的位置,再逐一设置行高列宽也同样可以实现准确定位套印,只是要多花一些时间。直接量取的1厘米大约等于Excel中的行高数值28.5、列宽数值4.4,你可以根据它换算出各行列的尺寸。

用EXCEL实现机打支票

笔者所在的公司业务繁杂,每天的银行收付款业务更是让人烦恼,别的不说,光手工开支票一项工作,一方面累,另一方面更是容易出错,出错之后怎么办呢?只有等挨板子的处理结果了。苦则思变,通过使用Excel表格达到实现机打支票的目的,既省下专门买软件方面的银子,又便于减少出错的机率,具体操作如下: 

  首先建立一张Excel文件:

(图一)

(图二)

  Excel文件名字你就随便起了(图一),Excel文件里面你可以按不同的打印机格式设计好不同的工作表,如图二。

  按我们公司现在使用的支票(见图三)设计好EXCE工作表中的基本内容。如图四所示,图中红色椭圆圈内是需要手工输入内容,即支票存根栏内容(包括开票日期、收款单位名称、小写金额、用途等),蓝色方框内为通过表内公式自动计算形成内容,即撕下后开给持票人的那部分内容。

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(图三)

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(图四)

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(图五)

  大写“年”单元格的内容,我是直接输成“贰零零陆”,反正一年输一次,能耍懒就耍懒一次;金额大写单元格内公式主要是使用了“IF”、“TEXT”、“OR”和“INT”等函数,单元格内公式我是这样设置的“=IF(C10<0,"金额为负无效",IF(OR(C10=0,C10=""),"零元整",IF(C10<1,"",TEXT(INT(C10),"[dbnum2]G/通用格式")&"元"))) & IF(INT(C10*10)-INT(C10)*10=0,IF(INT(C10)*(INT(C10*100)-INT(C10*10)*10)=0,"","零"),TEXT(INT(C10*10)-INT(C10)*10,"[dbnum2]")&"角")&IF((INT(C10*100)-INT(C10*10)*10)=0,"整",TEXT((INT(C10*100)-INT(C10*10)*10),"[dbnum2]")&"分")”。

点击放大此图片

(图六)

  下面是小写金额的自动形成过程,基本上分为这么几步:

  第一步是将小写金额单元格属性设置为文本格式(图六中紫色方框内的单元格);

  第二步是在表内空白处任何单元格利用函数“LEN”统计出小写金额栏内数字的位数(图六中底色为黄的单元格);

  第三步是在分栏小写金额下面空白处分别设置若干单元格,每个单元格设置时要利用函数“RIGHTB”分别求出自右开始统计的一位数、二位数等等(图六中绿色方框内的单元格),如图中“2” 单元格的内容是这样计算公式“=RIGHTB($N$8,1)”,图中“32”单元格的内容是这样计算公式“=RIGHTB($O$9,2)”,图中“4.32” 单元格的内容是这样计算公式“=RIGHTB($O$9,4)”,以此类推;

  第四步是对输出部分的小写金额内容分别设置成“分”、“角”、“个位”、“十位”、“百位”等单元格,单元格设置时要利用函数“IF”和“LEFTB”分别求出自左开始统计的一位数、二位数等等(图六中红色方框内的单元格),如图中“2” 单元格的内容是这样计算公式“=LEFTB(W$7,1))”,图中“3” 单元格的内容是这样计算公式“=LEFTB(V$7,1))”,图中“4” 单元格的内容是这样计算公式“=IF($O$12<4,"",LEFTB(U$7,1))”,图中“5” 单元格的内容是这样计算公式“=IF($O$12<5,"",LEFTB(T$7,1))”以此类推;

  第五步是对图五中除红色方框内的数据因向外输出保留黑色字体颜色外,其他数据都将字体设置为白色,不必打印显示。这样经过处理后,打印输出的支票效果如图七所示。

点击放大此图片

(图七)

  这里需要注意的问题有:

  一是存根栏内的小写金额前的人民币符号需要单独设置为一个单元格,并且金额要输入到分,没有角或分的用“0”,补齐,分以下的要四舍五入到分。

  二是对大写金额的形成过程可分设为若干个单元格来进行,对小写金额的形成也可以将上述几个步骤综合在一起,但为了使读者看得更直观,我是分步来解释的。

  三是表内样式是参照山东省的支票样式设计的,其他省份的可能不太一致,需要个人调整使用,四这只是个人的突发的想法,应该还有很多不完善的地方,以此抛转引玉,得到各位高手的指点。

       解决打印问题

      1.如何打印工作表中的行号列标             

       在Excel中,默认打印时,行号列标是不会被打印出来的,这一点在打印预览状态下就可以看出来,如图1所示。

        虽然要想在Excel中做出行号列标,也不是很难的事,但是有没有直接的方法,可以打印出列标号呢?当然有了,打开“文件”菜单,选择“页面设置”选项,从弹出“页面设置”对话框中,单击“工作表”选项卡,将“打印”栏中的“行号列标”项的复选框选中,如图2所示。


办公顺畅无忧 解决打印遇到问题二则
图1

办公顺畅无忧 解决打印遇到问题二则
图2

         这样打印工作表时,就会将行号列表一同 打印出来了。

        2.如何打印并显示工作表中的公式

       上面一个技巧讲述了如何打印工作表中的行号列标 ,现在又有了这样的问题:单元格中显示的都是公式计算的结果,那么如果想在单元格中显示出所有的公式并将公式打印出来,该怎么办呢?看起来是多么深奥的一个问题啊,其实操作方法很简单:在要显示公式的工作表中按“Ctrl+~”组合键,工作表中就会显示出所有的公式。

       再按一下这个组合键,就会切换回计算结果状态,在处于显示公式的状态下,进行打印,就可以把工作表中的公式打印出来。

     小编提示:“Ctrl+~”组合键中的“~”是键盘“Tab”键上面的那个键。

       处理Excel表格标题技巧二则

       1.在打印时让每页都显示标题

       在Excel中制作一个长表格时,默认打印时,并不是每页都会显示出顶端标题行和左侧标题列,它只会在第一页上显示,那如何能让表格打印出来时,每页都带有标题栏呢?可以这样设置:打开“文件”菜单,选择“页面设置”选项,弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”选项卡,在“打印标题”栏中的“顶端标题行”项和“左侧标题列”项中设置好要显示的标题单元格,(如图1)所示。


新手进阶 处理Excel表格标题技巧二则
图1

        单击“确定”按钮。这样在打印长表格时,每页都会显示出标题的内容了。

        2.在编辑时让每页都显示标题

       前面一个技巧介绍了如何在打印时看到标题,但是在编辑状态时向后翻页还是会看不到第一行的标题行,在操作数据时就会很不方便。这个问题很简单就可以解决的,方法如下:选中标题所在行的下面一行单元格,打开“窗口”菜单,选择“冻结窗格”选项,上面一行就被固定了,无论怎么向下翻页,它都始终在第一行不会移动。

打印Excel中的单列表格

        如果只打印Excel中的一个单列表格,相信有的朋友一定会为此而挠头,由于在Excel的页面设置中没有“分栏”这一功能,所以对于长长的一列在打印时就不太好办了,不过,利用Excel的同门师兄word,就可以将要这一列的内容横向排列、逐行显示,具体的做法如下: 

       打开表格,复制要打印的某一列,然后点击菜单中的“文件→新建...→工作簿”,然后将复制的某一列粘贴到该工作簿的第一列中,点击“文件”下的“保存”,在弹出的保存窗口中,将“保存类型”选择为“文本文件(制表符分隔)(*.txt)”,然后点击“保存”,不要管弹出提示,点“确定”或“是”就把这个工作簿保存为“book1.txt”了。 

       下面打开word,点击菜单中的“文件→打开...”,在弹出的打开窗口中,将文件类型改为“所有文件(*.*)”,然后选择打开刚才保存的“book1.txt”,同样“book1.txt”在word窗口内显示的也是长长的一列文字,如果你的word没有将“视图”下的“显示段落标记”前的对勾去掉,你就会发现,在每一行的后面都会有一个段落标记,只要将这个段落标记替换成几个空格,不就可以横向显示这些文字了!对,就是这个意思! 

       下面点击“编辑”下的“替换”,在弹出的“查找和替换”窗口中,点“高级”展开高级查找的菜单,点击其中的“特殊字符”,在弹出的菜单中选择“段落标记”,这样在“查找内容”项内显示的就是“^p”,当然也可以直接“查找内容”中输入“^P”,然后在“替换为”项内输入几个空格,具体数量视要打印的内容而定,最后点击“全部替换”,等出现替换完成提示后,再看word中的原本单列显示的文本,是不是已变成逐行显示了,下面只要再对这些文字进行一下调整、修饰,加上标题,就可以打印了。 

        Excel中单列表格的打印方法

      《中国电脑教育报》2004年第23期E9版刊登了“打印Excel中的单列表格”一文,介绍利用Excel的文件另存与word的查找替换与排版实现Excel中的单列表格的打印方法。其实利用Excel自身的公式操作,也可轻松实现单列表格文本的合成打印。以横向排列,逐行显示的“学生姓名”列为例,具体操作方法如下: 

  1. 先在当前表sheet1的适当位置选择一列作为数据合成列,如F列,并在其下第2个单元格F2中输入公式“=F1&&" "&&B2”,(公式表示在二个姓名之间空2格)则F2中产生第一个姓名,选择F2,利用向下拖动填充句柄的方法将F2中公式复制到以下单元格中,直到最后一行,则以下单元格的内容将会是当前行以前的所有行中的姓名合成。 

  2. 选择sheet2表,在A1单元格中输入公式“=TRIM(Sheet1!F49)”,F49为sheet1表中最后一人的姓名合成值,即将所有姓名组合复制到A1单元格中,然后将A1单元格的对齐格式设置为自动换行,水平方向左对齐,垂直方向上对齐,并适当调整A列的宽度。 

  3. 将A1单元格设置为打印区域,通过打印预览与打印可实现单列文本打印效果的观察与输出。 

  利用这种方法操作的优点是两个单元格的内容间隔可根据需要任意设置。同时,通过操作Excel打印预览中的页边距线,可迅速任意调整页面上下左右边距,达到合理排版的功能,另外,对A1单元格的内容通过选择性粘贴的复制,也可将合成后的具体内容在word中加以排版输出。

        用好Excel的双面打印

       从节约的角度出发,公司的表格都要求双面打印。但Excel偏偏没有这一功能!怎么办?自己动手添加一个“双面打印”的按钮吧!

编辑宏

第一步:启动Excel 2003(其他版本请仿照操作),执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”命令,进入Visual Basic编辑状态(如图1)。

         第二步:在右侧的“工程资源管理器”区域中,选中“VBAProject(PERNOSAL.XLS)”选项,执行“插入→模块”命令,插入一个新模块(模块1)。

小提示

“PERNOSAL.XLS”叫做“个人宏工作簿”,第一次使用宏功能时,需要进入下述操作,添加“个人宏工作簿”:在Excel中,执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框(如图2),输入一个名称,然后选择将其“保存在”“个人宏工作簿”中,确定返回,随便做一下编辑操作,然后按“停止录制”工具栏上的“停止录制”按钮,系统即可自动添加“个人宏工作簿”。

      第三步:双击“模块1”进入代码输入区域,将下述代码输入其中:

Sub dy()

On Error Resume Next

x = ExecuteExcel4Macro("Get.Document(50)")

For i = 1 To Int(x / 2) + 1

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * i - 1, To:=2 * i - 1

Next i

MsgBox "请将打印出的纸张反向装入纸槽中", vbOKOnly, "打印另一面"

For j = 1 To Int(x / 2) + 1

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * j, To:=2 * j

Next j

End Sub

第四步:输入完成后,关闭Visual Basic编辑窗口返回。

添加按钮

第一步:执行“工具→自定义”命令,打开“自定义”对话框(如图3)。

       第二步:切换到“命令”标签下,在“类别”下面选中“宏”选项,然后将右侧“命令”下面的“自定义按钮”选项拖到工具栏合适位置上,添加一个按钮。

第三步:单击“更改所选内容”按钮,在随后展开的快捷菜单中,在“命名”右侧的方框中输入按钮名称(如“双面打印”,并选中“总是用文字”选项。

第四步:在不关闭“自定义”对话框的情况下,右击工具栏上刚才添加的“双面打印”按钮(参见图3),在随后弹出的快捷菜单中,选择“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框(如图4)。

        第五步:选中上面编辑的宏,确定退出,再关闭“自定义”对话框返回Excel编辑状态。

双面打印

启动Excel,打开需要双面打印的工作簿文件,单击“双面打印”按钮,系统先将奇数页打印出来,然后弹出如图5所示的提示框,将打印的纸张反向装入打印机的纸槽中,按下“确定”按钮,即可将偶数页打印到另一面上,达到双面打印的目的。

       小提示

如果在打印过程中,出现夹纸现象,致使部分页面损坏,可以通过执行“文件→打印”命令,打开“打印”对话框,用手动的方法将少量损坏的页单独打印出来即可。

单独打印Excel图表

      为了使用方便,我们经常会将Excel图表嵌在相关数据的旁边,这样看起来会比较直观。但有时在打印时,如果我们只想单独打印这张图表,又该怎么办呢?

      其实很简单,只要用鼠标选中图表的任何一部分,然后再依次点击“文件→打印”即可。

      Excel 分 页 预 览

通过对前面八章的学习,我们已经可以利用Excel 来工作了,例如:建立一个统计报表、建立一个内嵌的图表或者完成一个公司的统计表的汇总等等。在本章中我们将学习如何将一个建立的表格或者图表打印出来。
    分页预览是Excel 2000新增功能,可以使我们更加方便地完成打印前的准备工作。
9.1.1 指定打印区域
    在默认状态下,对于打印区域,Excel会自动选择有文字的最大行和列。如果要重新设定打印区域的大小,可以执行下列操作:
    (1) 执行“视图”菜单中的“分页预览”命令,之后屏幕会变成如图9-1的显示。
Excel
     (2) 在图中可以看到用蓝色外框包围的部分就是系统根据工作表中的内容自动产生的分页符。如果要改变打印区域,可以拖动鼠标选定新的工作表区域,如图9-2所示。
Excel
    (3)松开鼠标键后即可看到新的打印区域,如图9-3所示。
Excel
    删除打印区域设置,可以执行“文件”菜单中的“打印区域”,然后单击“取消打印区域”命令,如图9-4所示。如果要回到正常的视图下,可以执行“视图”菜单中的“常规”命令。
Excel
9.1.2 控制分页
    如果需要打印的工作表中的内容不止一页, Microsoft Excel 会自动插入分页符,将工作表分成多页。这些分页符的位置取决于纸张的大小、页边距设置和设定的打印比例。可以通过插入水平分页符来改变页面上数据行的数量;也可以通过插入垂直分页符来改变页面上数据列的数量。在分页预览中,还可以用鼠标拖曳分页符改变其在工作表上的位置。
    插入分页符新起一页
    (1) 单击新起页左上角的单元格。如果单击的是第一行的单元格,Microsoft Excel 将只插入垂直分页符。如果单击的是 A 列的单元格, MicrosoftExcel 将只插入水平分页符。如果单击的是工作表其他位置的单元格, MicrosoftExcel 将同时插入水平分页符和垂直分页符。
    (2)执行“插入”菜单中的“分页符”命令即可。之后,我们就可以看到新的分页情况,如图9-5所示。
Excel
    插入水平分页符
    插入水平分页符可以执行下列步骤:
    (1)单击新起页第一行所对应的行号。
    (2)单击“插入”菜单中的“分页符”命令。
    插入垂直分页符
    插入垂直分页符执行下列步骤:
    (1)单击新起页第一列所对应的列标。
    (2)单击“插入”菜单中的“分页符”命令。
    移动分页符
    当我们进入到分页预览中可以看到有蓝色的框线,这些框线就是分页符。我们可以通过拖动分页符来改变页面,操作步骤如下:
    (1)根据需要选定分页符号。
    (2)将分页符拖至新的位置即可,如图9-6所示。
Excel

       Excel版面设定

    通过改变“页面设置”对话框中的选项,可以控制打印工作表的外观或版面。工作表既可以纵向打印也可以横向打印,而且可以使用不同大小的纸张。工作表中的数据可以在左右页边距及上下页边距之间居中显示。还可以改变打印页码的顺序以及起始页码。

 9.2.1 设置页面
    执行“文件”菜单中的“页面设置”命令,然后单击其中的“页面”选项卡,如图9-7所示。我们可以完成设定纸张大小、打印方向、起始页码等工作。

Excel版

    纸张大小
    在“纸张大小”下拉编辑框中,单击所需的纸张大小选项。按下“确定”按钮即可。
    改变打印方向
    在如图9-7的“页面”选项卡中。在“方向”标题下,单击“纵向”或“横向”选项,按下“确定”按钮即可。
    改变起始页的页码
    在“起始页码”编辑框中,键入所需的工作表起始页的页码。如果要使Microsoft Excel 自动给工作表添加页码,请在“起始页码”编辑框中,键入“自动”。按下“确定”按钮即可。
9.2.2 设置页边距
    执行“文件”菜单中的“页面设置”命令,然后单击其中的“页边距”选项卡,如图9-8所示。

Excel版

    设置页边距
    在图9-8的选项卡中的相关位置分别输入页面的上、下、左、右值,最后按下“确定”按钮即可完成。进行页边距的调整,有关设定项目的说明如表9-1。
Excel版
    设置居中方式
    如果要使工作表中的数据在左右页边距之间水平居中,在“居中方式”标题下选中“水平居中”复选框。如果要使工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中,在“居中方式”标题下选中“垂直居中”复选框。当二者均选定后,就可以看到如图9-9的示例。

Excel版

     9.2.3 设置页面的打印顺序
    执行“文件”菜单中的“页面设置”命令,然后单击其中的“工作表”选项卡,如图9-10所示。
Excel版
    设置打印顺序
    在“打印顺序”标题下,单击所需的打印顺序选项。
    安装标题
    当打印一个较长的工作表时,常常需要在每一页上打印行或列标题。Excel允许我们指定行标题、列标题或二者兼有。
    在图9-10的选项卡下,要设定打印在每页上端的行,选择“顶端标题行”,要指定打印在每页左端的列,选择“左端标题列”,最后按下“确定”按钮。
9.2.4 设置页眉/页脚
    对于要打印的工作表,我们可以为其设定页眉/页脚。除了采用系统已经定义的格式外,我们还可以自己设定所要的格式。控制选定工作表的页眉和页脚。所谓页眉和页脚是打印在工作表每页的顶端和底端的叙述性文字。可以增加、删除、编辑、设定格式和安排页眉和页脚,并且可查看它们打印时的外观。
    页眉
    从内部页眉列表框上选定需要的页眉。“页眉”框上面的预览区域显示打印时的页眉外观。可以通过选定一个内部页眉来建立一个自定义页眉,然后选择“自定义页眉”按钮。内部页眉会复制到“页眉”对话框中,供我们设定格式或编辑选定的页眉。一个工作表上每次只能有一个自定义页眉。
    页脚
    从内部页脚清单上选定需要的页脚。“页脚”框下面的预览区域显示打印时的页脚外观,如图9-7的“页眉/页脚”选项卡。我们可以通过选定一个内部页脚来建立一个自定义页脚,然后选择“自定义页脚”按钮。内部页脚会复制到“页脚”对话框中,供您设定格式或编辑选定的页脚。一个工作表上每次只能有一个自定义页脚。 
    要设置页眉/页脚,可以通过执行“文件”菜单中的“页面设置”命令或者在打印预览状态下按“设置”按钮,来达到设定页眉/页脚的目的。其实现方法如下:
    (1) 选择“文件”菜单,执行其中的“页面设置”命令,这时在屏幕上会出现页面设置对话框。选择其中的“页眉/页脚”选项卡,如图9-11所示。
Excel版
    (2) 分别在页眉列表框或者页脚列表框中,设定需要的页眉/页脚格式。按下“确定”按钮,可以看到如图9-12的画面。
Excel版
    对于自定义“页眉/页脚”,我们可以在图9-11的对话框中,分别按下“自定义页眉”和“自定义页脚”按钮。例如,当我们按下“自定义页眉”按钮后,在屏幕上会出现一个如图9-13的对话框。
Excel版
    我们可以定义自己的“页眉”格式。例如,在其中的左框中输入“天津华邦电脑有限公司”后,按下“确定”按钮。之后,可以在“页眉”选项卡中看到刚定义的页眉。
    同理,我们也可以自定义页脚,其方法与定义页眉相同,这里就不再赘述。

       Excel 打印预览

    过去,一个文档打印输出之前,我们无法看到实际打印的效果,因此需要通过多次的调整才能达到满意的打印效果。而在中文Excel中由于采用了“所见即所得”的技术,我们可以对一个文档在打印输出之前,通过打印预览命令或全真查看模式在屏幕上观察文档的打印效果,而不必经过先打印输出,再修改这一繁琐过程了。

    因此,一旦准备好要打印数据时,我们就可以查看打印结果的预览,并且可以调整页面的设置来得到所要的打印输出。同时,还可以决定 Microsoft Excel建立工作表页数的次序,控制分页符和页数,调整独立图表的缩放比例,使其能用指定的页数完成打印。
    使用打印预览能同时看到全部页面,并可调整像分页符和页边距之类的内容。在通常情况下,Excel对工作表的显示同打印后所看到的工作表在形式上是一致的。在打印之前,最好先保存工作簿。这样,即使打印机产生错误或发生其他问题,我们也不会丢失最后一次保存工作簿之前所完成的工作。
9.3.1 打印预览
    执行打印预览的操作步骤如下:
    选择“文件”菜单下的“打印预览”命令,在窗口中显示了一个打印输出的缩小版,如图9-15所示。
    我们也可以单击标准工具栏上的打印预览“Excel”按钮,这和选择文件菜单中的打印预览命令可以取得同样的结果。
    当执行打印预览命令时,屏幕上显示的打印预览窗口,与编辑窗口不太相同,原编辑窗口中的工具栏、菜单消失了,而被几个按钮取代,见表9-2的说明。我们可以通过这些命令按钮,以不同的方式查看版面效果,或调整版面的编排。屏幕低端的状态栏显示了当前的页号和选定工作表的总页数。
Excel
Excel
    提示:出现在预览窗口中的各页的外观可能根据可用的字体、打印机的分辨率和可用的颜色而不同。
9.3.2 调整页边距
    如上所述,在打印预览方式下,有一个是“页边距”按钮,单击后,出现一些浅色的线条,这些线条代表所设定的上、下、左、右、页眉、页脚的位置。例如在图9-16中,我们可以看到代表边界的四条线及图片的方框。
    我们可直接利用鼠标移动这些线条,来调整上、下、左、右边界和页眉、页脚的位置,以达到最佳的排版效果。
Excel
    调整上下左右边界
    在代表上边界及下边界两条线条的左端(或右端)各有一个黑色小方块,而在左边界及右边界两个线条的下方也有一个黑色小方块。当要改变这些边界的时候,首先将鼠标指针移到适当的小方块上。按下鼠标按钮不放,并拖动鼠标。当拖动鼠标时,小方块所属的边界线会跟着一起移动,当把边界线移到理想的位置后,松开鼠标按钮,新的边界即已设定好了,如图9-16所示。
Excel
    提示:上述调整边界的结果,作用于整个表格的边界设定上,并不仅仅适用于屏幕上看到的页面。如果此时执行格式菜单中的页面设置命令,在页边距选项卡中会发现相关边界设定中的数值都已更新为新的数值了。
9.3.3 调整页眉/页脚位置
    在打印预览窗口中,页眉/页脚的四周有一个虚线线条围成的框,如图9-15所示。我们可以在打印预览时改变页眉/页脚的位置,只要将鼠标指针移到围绕页眉/页脚的方框中,按下鼠标按钮不放,并拖动鼠标。当拖动鼠标时,方框会随之移动,窗口右上方显示的与边缘距离也跟着变化,可以让我们了解新的位置所在。当把方框移到所要的位置后,松开鼠标按钮,新的位置即已设定好了。

        轻松套打带照片的准考证

       星期一刚上班,同事小张迎上来笑嘻嘻地说:“主任让你务必于今天上午将准考证打印出来,数据已录好了,照片已加入字段”。想起今年第11期F6版《中国电脑教育报》的一篇《自己动手制作学生胸卡》的文章,我想用VFP的报表功能实现带照片的准考证套打,应该是很轻松的事。 

     打开小张递过来的数据盘,原来数据全部用Excel录入,照片作为其中的一个字段已放在单元格内(如图1),如果用VFP,还需将工作表转换成DBF格式,并将照片复制成一个个单独的图片文件,好几百人的照片,没有几天的功夫怕是完成不了任务的。还是在Excel上想想办法吧,看有没有捷径可走。通过探索,笔者终于将此问题解决了,现将方法介绍如下。

 

1. 设计套打模板,建立数据关联
   图2是空白准考证样式,先用扫描仪将准考证扫描,并保持大小尺寸不变,然后将图片保存为JPG格式。打开Sheet2工作表,将刚才保存的图片插入表中,并将图片设定为非打印对象。执行“视图→工具栏→绘图”命令,在准考证需填充文本的部位插入矩形框。我们用VLOOKUP函数实现Sheet1工作表中数据与Sheet2表中准考证间的关联(照片填充部分除外)。

   首先将A21单元格作为查询的关键数值,在A20—G20单元格中分别输入[序号]、[姓名]、[级别]等字段。在B21单元格中输入公式“=IF(VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,2)=0,"",VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,2))”,在C21单元格中输入公式“=IF(VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,6)=0,"",VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,6))”,其他依此类推。这样就建立了准考证填充数据与Sheet1表间的关联。

    下一步就是要建立数据与准考证相应矩形框的关联,以准考证中[姓名]字段为例,鼠标单击该矩形框,在编辑栏右侧输入“=”符号,然后用鼠标点击需要填入数据的B21单元格,这样矩形框就和B21单元格中的数据建立了联系。只要单元格数据变化,则矩形框数据也跟着变化,其他依此类推。这样,只要在A21单元格输入序号值,那么Sheet1表中相应序号行的数据就会在准考证模板中自动生成。上述工作完成后,按“Shift”键选中所有矩形框,设置矩形框格式,包括字体、大小、对齐、颜色和线条等,特别是选中无填充色和无线条色。

      2. 定义名称,导入照片
  通过VLOOKUP函数虽然建立了工作表1和准考证的联系,但要在准考证中自动生成照片则需要用到比较复杂的函数,采取定义名称的办法 。具体步骤如下:

(1)定义名称:执行“插入→名称→定义”命令,打开如图3所示“定义名称”对话框,将名称定义为“A”,在“引用位置”文本框中输入公式“=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)”,按下〔确定〕按钮返回。该公式建立了查询数据的动态地址。接着用同样方法,再定义另一个名叫“X”的名称,里面包括公式“X=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(Sheet2!$A$21,A,0),9,1,,"Sheet1"))”,该公式表示当动态地址栏为Sheet2表中A21单元格数值时,返回Sheet1表中第9列即照片所在列单元格内容。

 

(2)    导入图片:选取sheet2工作表,执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令,打开“控制工具箱”窗口。点击图像框或文字框按钮,在准考证需要填充照片的位置画出相同大小的图片框或文字框。选取文字框(图像框)后,将编辑栏中“=EMBED("Forms.TextBox.1",""”改成“=X”,如图4,这样只要A21单元格数值变化时,照片框中相应的照片就会发生变化。

3. 制作微调按钮,编写宏代码
     为操作更加方便,可以制作微调按钮调节序号值。执行“视图→工具栏→窗体”,打开窗体对话框,点击微调项标志按钮,建立微调按钮,右击按钮,打开“设置控件格式”对话框,并与B19单元格建立链接,按下〔确定〕按钮。选中A21单元格,在编辑栏中输入“= B19”,此时点击微调按钮,就可自动调节B19和A21单元格序号值,对应的数据就会在模板中自动生成,效果如图5。接下来就是打印了。

执行“工具→宏→Visul Basic编辑器”命令,在Visul Basic编辑器中选择“插入→添加模块”,在代码窗口输入以下代码:

Sub 打印()

Call dy 

End Sub

Sub dy()

Dim a%, b$, c$, abc$

a = Sheets("Sheet2").Cells(19, 2).Value

b = Sheets("Sheet2").Cells(19, 4).Value

(说明:a即B19单元格,是图5中打印第×页至第×页中的起始页,b即D19单元格,是终止页。)

If a < b Then

a = a + 1

Sheets("Sheet2").Cells(19, 2).Value = a

Call 打印

End If

End Sub

Private Sub CommandButton1_Click()

Call 打印

End Sub

输入完成后,保存关闭VBA编辑窗口返回工作表状态。同制作微调按钮一样,制作一个〔打印〕按钮,并指定刚才建立的“打印”宏。将A1:F13所在的单元格区域设定为打印区域,设定打印起止页,按下〔打印〕按钮即可打印了,也可点击微调按钮,查询到相应的打印内容,然后打印当前页。当然其中的图片及按钮不会打印出来。

        用公式实现数据分栏打印

   成绩公布了,办公室小王又开始忙上了,主任要求她尽快根据表1所示的考试合格人员名单,制作出表2所示的合格人员证书领取花名册。接到任务后,小王经过认真思索,用公式很好地解决了问题。不到十分钟,一份精致的花名册就送到了主任的桌上。下面我们来看看小王是怎么完成的。

 本例实际上是将表1的每1列转换为3列,即将表1表格分成3栏。这样打印时既节约纸张,又美观大方。由于数据量较大,用剪切复制的办法很显然是行不通的。 

图1

  从表2可以看到,A2、F2、K2单元格分别引用表1中的A2、A3、A4单元格内容,其他类推。因此,我们可以考虑用单元格引用函数OFFSET,只要计算出表1中A、B、C列数据单元格参照A2、B2、C2的偏移量就可以了。 

图2

  据此分析,在Sheet2表(表2)A2单元格中输入公式“=OFFSET(Sheet1!$A$2,(ROW(A1)-1)*3+MOD(COLUMN(A1)-1,3

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  • 更新时间: 2008-12-02

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